Segun Gestión, la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat) exige que las empresas mantengan sus libros societarios legalizados y actualizados como parte de sus obligaciones legales. Este requisito se deriva directamente de la Ley General de Sociedades, que establece que las actas de reuniones pueden registrarse en libros o en hojas previamente legalizadas, conforme a la normativa vigente. La ausencia de estos documentos, su no exhibición o su presentación con irregularidades puede comprometer la legalidad de la empresa en múltiples procesos, desde auditorías hasta contratos comerciales. Además, incumplir esta obligación puede derivar en sanciones administrativas.
Las empresas no deben confiar únicamente en sus registros contables para demostrar cumplimiento legal. La ley exige la existencia de libros específicos que van más allá del ámbito fiscal. Entre ellos se encuentran el Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, donde se documentan decisiones clave como la aprobación de estados financieros o el nombramiento de gerentes; y el Libro de Matrícula de Acciones, que registra los titulares y las modificaciones de las acciones emitidas. En el caso de empresas que no poseen un directorio formal, pero sí cuentan con una gerencia general o subgerencia, estos dos libros siguen siendo obligatorios y fundamentales para el funcionamiento legal de la entidad.
La ausencia de estos registros, aunque aparentemente menor en el día a día, puede generar riesgos significativos. Durante una fiscalización, la Sunat puede identificar una falta de cumplimiento y requerir correcciones inmediatas, lo cual puede afectar la credibilidad financiera de la empresa. Además, en trámites bancarios o de contratación, el no presentar estos documentos puede derivar en rechazos o condiciones más restrictivas. La situación es especialmente crítica para pymes y microempresas, que a menudo no cuentan con equipos especializados para la gestión de estos registros.
Para el lector peruano, este tema tiene implicaciones directas. La mayoría de las empresas del país, especialmente en sectores como comercio, servicios y manufactura, operan con estructuras simples que no siempre incluyen un directorio formal. Sin embargo, la ley no distingue entre estructuras complejas o básicas: cualquier empresa debe mantener los libros societarios. Esto significa que incluso una empresa con solo gerentes no está exenta de esta obligación. La clave está en la atención constante a la documentación, no solo en el cumplimiento tributario. Las empresas deben integrar esta gestión como parte de su sistema interno, no como un paso adicional. El cumplimiento no se debe a la presión de la fiscalización, sino a la necesidad de garantizar estabilidad, transparencia y credibilidad en sus operaciones.